Richtlijn vrijwilligersvergoedingsysteem Arethusa 2025

Inleiding

Arethusa heeft gekozen voor een uniform vergoedingssysteem dat alle geledingen van de vereniging dekt. Dit systeem bestaat uit twee onderdelen:

Contractgebonden vergoedingen: Vergoedingen gekoppeld aan een specifiek contract voor trainers en vrijwilligers. Hierin worden de vereisten zoals een VOG, trainersdiploma, verwachte prestaties en bijbehorende vergoeding in vastgelegd.
Declaratiegebonden vergoedingen: Vergoedingen voor andere vrijwilligerstaken of rollen waarvoor binnen de vereniging afspraken zijn gemaakt.

Deze regeling gaat in per 1 januari 2025. Reeds bestaande afspraken blijven geldig tot de afgesproken termijn of totdat het lopende seizoen is afgelopen.

1 | Contractgebonden Vergoedingen

Wie komt in aanmerking?

Deze vergoedingen zijn bedoeld voor gediplomeerde of door de club gecertificeerde trainers. Soms begeleiden zij ook andere trainers. De vergoeding is afhankelijk van:

Trainersniveau: Hoofdtrainer, coördinerend trainer of trainer.
Soort training: Training van de eigen sport of een andere sport (bijvoorbeeld een waterpoloër die zwemles geeft).
Aanwezigheid:
- 90-100% aanwezigheid: 100% vergoeding.
- 70-90% aanwezigheid: 80% vergoeding.
- 50-70% aanwezigheid: 60% vergoeding.
Rolverdeling: Als de rol gedeeld wordt, wordt de vergoeding naar rato verdeeld.

Budget en normbedragen

De budgettaire vergoedingen voor 2025 zijn:

	Training betreft eigen sport	Training betreft andere sport
Hoofdtrainer competitiesport	Maximale vrijw.vergoeding
Overige hoofdtrainers	EUR 1200/seizoen	EUR 1200/seizoen
Trainers, onderdeel kader	EUR 600/seizoen	EUR 600/seizoen
Overige trainers	nvt	EUR 220/seizoen

Aantallen en specificaties 2025

Budgettair houden wij voor 2025 rekening met de volgende aantallen, verzoeken om deze te veranderen worden als onderdeel van het budgetteringsproces beoordeeld door het bestuur:

Hoofdtrainers competitiesport: 3 (Dames WP, Heren WP, Wedstrijdzwemmen).
Overige hoofdtrainers: 2 (Jeugdtrainer WZ, Hoofdtrainer Zwemles).
Trainers onderdeel kader: 2 (Keeperstrainer WP, maandagrecreanten).
Zwemles trainers: 4 (welke momenteel niet allemaal zijn ingevuld)
Overige trainers WZ: Geen restricties, zolang het aantal in verhouding staat tot het aantal lesklanten.

Afwijkingen en uitbetaling

Er is ruimte om vergoedingsafspraken te maken die afwijken van deze normbedragen. In dat geval geldt de hogere vergoeding als boven-budgettair, en moet het verschil middels aanvullende geldstromen aangezuiverd worden. De technische commissie of equivalent daarvan, keurt daarbij de vergoedingen van de trainers goed. Vergoedingen worden twee keer per jaar uitbetaald

2 | Declaratiegebonden Vergoedingen

Doel en criteria

Deze vergoedingen stimuleren vrijwilligerswerk en waarderen inzet voor de club. Ze zijn bedoeld voor activiteiten buiten het eigen team, zoals:

Inzet in de sponsorcommissie, financiële commissie, oud-papier ophaalgroep, horeca, bestuur
Inzet als (vaste) trainer voor een specifiek trainingsuur, geheel seizoen
Inzet als (mede)trekker van een (groot) Arethusa breed event
Inzet als scheidsrechter buiten het eigen zwembad (geen Arethusa wedstrijd)

Voorwaarden

Basis voor de vergoedingsregeling is een inzet van 40 uur of meer per jaar. Pragmatisch delen we dit op in 16 uur of meer in het najaar, en 24 uur of meer in het voorjaar. Uitzondering op deze regel is de oud papier ophaalgroep (meelopen volgens schema is voldoende). We kennen geen vergoeding toe voor activiteiten ten behoeve van je eigen team, toernooi, wedstrijd.

Combinatie van vergoedingen

Het is mogelijk zowel een contract vergoeding als een declaratie vergoeding te ontvangen, mits het verschillende rollen betreft (bijv. een hoofdtrainer die ook actief is in de sponsorcommissie voor >40 uur per jaar).

Uitbetaling

In de basis betalen we de vergoeding twee keer per jaar uit op basis van een ingediende declaratie, in Arethusa muntjes (35 muntjes voor 40 uur). Je kan je uren zelf declareren bij de verantwoordelijke voor jouw activiteit, deze verantwoordelijke kan ook besluiten het plannings-schema in te dienen als basis voor de declaratie. De muntjes zijn uiteraard te gebruiken in de kantine: 1 muntje = 1 consumptie.

Behalve voor uitbetaling in Arethusa muntjes kan je ook kiezen voor:

Afzien van een uitbetaling, in dat geval ben je automatisch, en word je automatisch vermeld als donateur van Arethusa
Verzoeken voor betaling middels een bankoverschrijving waarbij 35 muntjes staan gelijk aan EUR 75,00.